Désigner un « Importer of Record » (IOR) ou un « Exporter of Record » (EOR) vous permettra de vous mettre en conformité avec la réglementation douanière et fiscale européenne en matière d’import-export: taxes, paiement des droits, frais, douanes, etc…
L’essentiel pour les professionnels
- Vous avez besoin d’un importateur officiel (Importer of Record, IOR) si vous êtes une entreprise non établie en UE et que vous vendez sous DDP sur le marché européen. Il peut s’agir de votre acheteur, de votre logisticien ou d’un représentant en douane agissant le cas échéant comme représentant indirect en douane, en fonction des situations.
- Vous avez besoin d’un exportateur officiel (Exporter of Record – EOR). si vous êtes une entreprise étrangère non établie en Union européenne et que vous exportez des biens depuis l’UE. Tout particulièrement en France, il vous sera demandé de désigner un exportateur officiel (Exporter of Record, EOR) qui agira en tant qu’exportateur à votre place. Ce peut être une filiale européenne, un représentant en douane, un représentant fiscal ou un logisticien.
- En fonction de votre situation, MATHEZ FREIGHT & COMPLIANCE vous aide à déterminer le dispositif le plus approprié et vous offre tous les services douane/TVA nécessaires.
Importateur officiel (IOR) pour les opérations d’importation en DDP en France
Si vous êtes une entreprise non établie en UE et que vous devez importer des marchandises en France, un importateur devra être désigné et reporté sur la déclaration en douane d’importation. Quelles sont les options qui s’offrent à vous en tant qu’entreprise étrangère vendant sous l’Incoterm DDP en France ?
Scénario 1 – votre client acheteur est établi dans l’Union européenne et agit en tant qu’importateur officiel (IOR)
Pour les ventes sous Incoterm DDP, la solution classique et la plus simple sera de désigner votre client établi en Union européenne comme importateur officiel (IOR). Dans la majorité des cas, votre client est déjà enregistré à la TVA dans l’état membre d’importation et possède un numéro EORI. Ainsi, les démarches EORI sont simplifiées:
- Votre acheteur sera désigné comme “importateur officiel” (Importer of Record, IOR) sur le document douanier d’importation mais également comme redevable de la TVA import avec son numéro de TVA européen,
- Votre acheteur devra signer un mandat de représentation directe avec le RDE désigné pour les opérations de dédouanement.
En France particulièrement, la TVA sera autoliquidée par l’acheteur, ce qui signifie que votre acheteur (l’importateur) sera responsable de la déclaration de TVA. Il s’agit d’une opération simple pour l’acheteur, qui n’implique pas le décaissement de la TVA.
C’est ce qu’on appelle un “DDP hors TVA”.
Scénario 2 – vous ne pouvez pas utiliser votre client européen comme importateur officiel (IOR)
Si vous êtes une entreprise étrangère non établie en UE, il se peut que votre schéma commercial ne vous permette pas de désigner un importateur officiel (IOR). Cette situation peut se produire dans plusieurs cas, notamment :
- Transfert de stock ou stock en consignation;
- Participation à un salon, une exposition ou à un congrès sur le sol européen ;
- Ventes via des marketplaces;
- Ou tout simplement, votre client acheteur ne souhaite pas être votre importateur officiel (Importer of Record, IOR).
Dans ce cas, vous devrez désigner d’autres entités pour remplir vos obligations en matière de douane et de TVA au sein de l’Union européenne.
Désignation d’un représentant en douane pour importer en France
Les entreprises étrangères non européennes qui ne peuvent pas désigner leur client comme importateur officiel doivent désigner un représentant en douane agissant en représentation indirecte pour effectuer leur déclaration en douane à l’importation en France. Cette déclaration en douane est appelée DAU “Document Administratif Unique”.
Les représentants en douane sont capables de traiter des opérations complexes impliquant une représentation fiscale, une IOR et une représentation indirecte.
Les entreprises étrangères non établies en UE qui ne peuvent pas désigner leur client comme importateur officiel doivent nommer un représentant en douane pour leurs importations dans l’UE. Le représentant en douane devra accepter d’agir en représentation indirecte pour ces importations.
Dans le cadre de la sous-traitance douanière, il existe deux types de représentation en douane :
- La représentation directe (mode “2” dans la case 14 de la DAU): le représentant en douane agit au nom de son client, mais la responsabilité de l’opération reste celle du client. En cas de problème, les douanes s’adresseront directement au client. Il s’agit donc d’un mode de représentation réservé aux entreprises européennes.
- La représentation indirecte (mode “3” dans la case 14 de la DAU): le représentant en douane agit en son nom propre et pour le compte de son client. La représentation indirecte est obligatoire pour le dédouanement des entreprises non établies en Union européenne. En cas de contentieux à l’importation sous représentation indirecte, les douanes sont plus susceptibles de poursuivre le représentant en douane que l’entreprise étrangère. Le représentant en douane doit donc s’assurer qu’il a mis en place des dispositions contractuelles qui le protègent de tout manquement de la part de son client. Comme il s’agit d’une opération risquée pour les représentants en douane, seuls quelques-uns acceptent de pratiquer la représentation indirecte.
Désignation d’un représentant fiscal
Dans les scénarios ci-dessus et bien d’autres encore, les entreprises non européennes doivent désigner un représentant fiscal pour se mettre en conformité avec la réglementation en matière de TVA pour leurs opérations commerciales réalisées en UE. Pour plus d’informations, consultez les bases de la TVA intracommunautaire avec notre société sœur EASYTAX.
Exporter Of Record (EOR) pour les opérations d’exportation en France
Suite à une récente réglementation douanière française* , une société non européenne qui n’est pas établie de façon permanente en France ne peut plus être un exportateur sur un document douanier d’exportation (Exporter of Record, EOR). Par conséquent, une société non européenne ne peut plus être mentionnée dans la case 2 de la déclaration en douane d’exportation en France. Cette règle s’applique quand bien même la société étrangère disposerait d’un numéro EORI et serait immatriculée à la TVA en France.
* Règlement délégué (UE) 2018/1063 du 16 mai 2018 modificant l’article 1 § 19 du règlement délégué 2015/2446 du 28 juillet 2015.
Il y a plusieurs raisons qui peuvent générer des blocages export, notamment:
- Une entreprise étrangère non établie en UE qui possèderait un stock en France et devrait exporter ce stock vers un pays tiers.
- Potentiellement, cela concerne également les retours de marchandises depuis la France vers le vendeur étranger d’origine (pour non-conformité ou service après-vente)…
Dans toutes ces situations, l’entreprise étrangère devra désigner un tiers, établi sur le territoire douanier de l’Union européenne, pour agir en tant qu’Exporter of Records (EOR) à sa place. Ce tiers doit être impliqué dans le processus d’exportation et agira au nom de l’entreprise non européenne à des fins douanières uniquement (case 2 du DAU).
Les entreprises étrangères non établies ne peuvent pas exporter depuis la France sans désigner un EOR – exportateur de substitution établi en UE.
Qui peut être désigné comme exportateur officiel pour vos opérations douanières ?
- Un représentant fiscal;
- Une filiale européenne;
- Un logisticien;
- Un représentant en douane.
Ne confondez pas un IOR ou un EOR avec un EAR, un RCR ou un représentant fiscal:
- Représentant Autorisé Européen (European Authorized Representative, EAR): un EAR est une entité légale désignée par les fabricants hors de l’Union européenne (UE) pour les représenter dans l’Union européenne et assurer leur conformité avec les directives européennes (relatives aux dispositifs médicaux, par exemple).
- Représentant en Douane Enregistré (RDE) : un RDE s’occupe d’établir vos déclarations en douane en votre nom dans l’Union européenne.
- Un représentant fiscal (RF) s’acquitte de vos obligations et déclarations de TVA en votre nom dans l’Union européenne.
Les réglementations douanières européennes changent régulièrement. Assurez-vous de travailler avec un partenaire solide.